Hinweismanagementsystem und Ombudsmanntätigkeit

Zielsetzung
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie auch betrieblicher Richtlinien stellt die Grundanforderung für alle Aktivitäten von OrbisWill dar. Um dies sicherzustellen, verfügt OrbisWill über ein Compliance Management und hat verschiedene Maßnahmen ergriffen.

Zwecks ständiger Optimierung des Compliance Managements haben wir auch ein Hinweismanagementsystem unter Beteiligung eines externen Ombudsmannes geschaffen.

Das Hinweismanagementsystem bietet ein geregeltes Verfahren für den Umgang mit Hinweisen auf mögliche Verletzung von internen Richtlinien und Rechtsverstöße, die Strafe oder Bußgeld nach sich ziehen können. Das System dient dazu, dem Verdacht von Verstößen in angemessener Weise nachzugehen und dabei einen umfassenden Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten.
 
An wen kann ich mich wenden?
Das Hinweismanagementsystem richtet sich sowohl an die Mitarbeitenden von OrbisWill als auch an Externe Stakeholder wie z.B. Kunden, Wettbewerber oder das regionale Umfeld.

Hinweisgeber können sich an den externen Ombudsmann wenden. Die erhaltenen Hinweise, insbesondere die Identität des Hinweisgebers und sonstiger in einer Meldung genannter Personen werden streng vertraulich und unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange behandelt.
 
Ombudsmann
Als Ansprechpartner steht Hinweisgebern Rechtsanwalt Dr. Lutz Nepomuck als externer Ombudsmann zur Verfügung. Er verfügt über langjährige Erfahrung im Umgang mit Hinweisen auf straf- und bußgeldbewehrte Rechtsverstöße und steht als vertrauensvoller Ansprechpartner bereit. Er kann telefonisch oder per EMail kontaktiert werden und führt auf Wunsch auch persönliche Gespräche mit Hinweisgebern.

Der Ombudsmann ist verpflichtet, die Anonymität des Hinweisgebers, sofern von diesem gewünscht, gegenüber dem Unternehmen zu gewährleisten. Außerdem können Hinweisgeber bereits bei der Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann anonym bleiben.

Hinweise auf konkrete Verdachtsfälle leitet der Ombudsmann, ggf. unter Wahrung der Anonymität des Hinweisgebers, mit einer Erstbewertung an die für die Weiterbearbeitung von Hinweisen zuständige Stelle bei OrbisWill, Frau Lisa Brillert (Leiterin Personalwesen) weiter. Dieser entscheidet über die weiteren Maßnahmen wie oben beschrieben. Spätestens drei Monate nach erfolgtem Hinweis gibt der Ombudsmann dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zum weiteren Umgang mit dem Hinweis.
 
Der Ombudsmann hält ebenso wie die zuständige Stelle bei OrbisWill Informationen zu weiteren Meldemöglichkeiten bereit.
 
Ombudsmann
Rechtsanwalt Dr. Lutz Nepomuck
GAZEAS NEPOMUCK Rechtsanwälte PartG mbB (Köln)
Tel: 0221 975858 285
E-Mail: ombudsmann.orbiswill@gazeas.de
 
Stand: Dezember 2023